Calendarios compartidos en una organización

Category: Productividad Written by Patricio Sánchez

Muchas empresas tienen la necesidad de compartir los eventos, citas o actividades con el equipo.

Por otro lado, los profesionales necesitamos tener nuestra agenda integrada con nosotros (es decir, en el móvil) que para ser eficaces, debería estar sincronizada con nuestro calendario del pc.

Microsoft tiene herramientas para hacerlas a través de outlook y exchange, pero no son soluciones baratas.

Las tecnologías de la información han avanzado mucho en este sentido y ahora es posible de una manera sencilla y a coste cero tener un solo calendario en el portátil y en el móvil, que:

  • sincroniza automáticamente entre los dos, es decir, sin tener que enchufar el móvil a nada.
  • que integre la agenda personal y la del equipo, en un solo calendario, pudiendo elegir si quieres ver todo o solo uno de ellos.
  • y todo esto, sin dejar de usar las herramientas de visualización de calendarios que usamos habitualmente.

Voy a intentar explicar, al más puro estilo bricomanía, cómo configurar nuestros dispositivos para conseguirlo con una herramienta potente y gratuita: Google calendar. Vamos allá:

1.- Hacer que el calendario sincronice móvil y portátil usando google calendar

1.1.- Cada miembro del equipo debe darse de alta en google calendar

Google calendar es la herramienta que sincronizará automáticamente entre el portátil y el móvil, porque en realidad, el calendario estará en la nube. La ventaja de esto es clara: lo que cambies, modifiques o añadas en un lado, se actualizará en el otro.

Para darte de alta en calendar, sólo tienes que tener una cuenta de gmail, y abrir la primera vez calendar para activarlo.

1.2.- ¿Cómo ver lo mismo en el portátil y en el móvil?

1.2.1.- Por la parte del móvil

En Android recomiendo dos: Jorte y Business Calendar (éste último me gusta más, aunque no es gratuito)

En iPhone recomendaría SaiSuke o, como alternativa, usar el propio calendario de iPhone y la herramienta de google sync, configurándolo como indican en este enlace.

1.2.2.- Por la parte del portátil

Si usas google calendar, no tienes que hacer nada más, pero si usas Outlook, ten en cuenta que la información te llegará por google calendar, así que debes sincronizarlos, para lo que debes instalar la herramienta de google sync para windows. Este es el enlace.

2.- Compartir un calendario desde google calendar

2.1.- Crear un calendario con el nombre del equipo

Alguien del equipo debe crear el calendario de la organización, que lo creará en su calendar de google, pulsando en el pequeño triángulo de 'Mis calendarios' y 'Crear nuevo calendario'. Elige el nombre del calendario.crear calendario

 

 

 

2.2.- Gestionar los usuarios con los que compartir

Igual que 'Mis calendarios' tenía un pequeño triángulo que desplegaba las opciones que vemos en la imagen de arriba, tienes otro menú desplegable a la derecha del nuevo calendario que has creado, donde elegirás 'Compartir calendario' y donde escribiremos los usuarios con los que compartir, escribiendo su email (de google). 

Para cada uno, debes elegir si el usuario podrá sólo ver, o tambíen modificar y crear citas.

Como todo esto lo estamos creando en google calendar, se sincronizará con todos los usuarios, y en cada usuario, si hemos seguido los pasos del punto 1, aparecerán en los calendarios del portátil y de los móviles.

Si sigues correctamente estos pasos, éste será el resultado:

Sincroniza calendarios

Last Updated: Saturday, 07 December 2013 20:10
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