Calendarios compartidos en una organización

Muchas empresas tienen la necesidad de compartir los eventos, citas o actividades con el equipo.

Por otro lado, los profesionales necesitamos tener nuestra agenda integrada con nosotros (es decir, en el móvil) que para ser eficaces, debería estar sincronizada con nuestro calendario del pc.

Microsoft tiene herramientas para hacerlas a través de Outlook y Exchange, pero no son soluciones baratas.

Las tecnologías de la información han avanzado mucho en este sentido y ahora es posible de una manera sencilla y a coste cero tener un solo calendario en el portátil y en el móvil, que:

  • sincroniza automáticamente entre los dos, es decir, sin tener que conectar el móvil a nada, salvo a internet.
  • que integre la agenda personal y la del equipo, en un solo calendario, pudiendo elegir si quieres ver todo o solo uno de ellos.
  • y todo esto, sin dejar de usar las herramientas de visualización de calendarios que usamos habitualmente.

Voy a intentar explicar cómo configurar nuestros dispositivos para compartir calendarios en un equipo con una herramienta potente y gratuita: Google calendar. Vamos allá:

  1. Usar google calendar
    1. Cada miembro del equipo debe darse de alta en google calendar. Google calendar es la herramienta que sincronizará automáticamente entre el portátil y el móvil, porque en realidad, el calendario estará en la nube. La ventaja de esto es clara: lo que cambies, modifiques o añadas en un lado, se actualizará en el otro.
    2. Para darte de alta en calendar, sólo tienes que tener una cuenta de gmail, y abrir la primera vez calendar para activarlo.
  2. Crear un calendario para compartir
    1. Alguien del equipo debe crear el calendario de la organización, que lo creará en su calendar de google, pulsando en el pequeño triángulo de ‘Mis calendarios’ y ‘Crear nuevo calendario’. Elige el nombre del calendario.
    2. Encuentra tu nuevo calendario en ‘Mis calendarios’, despliega las opciones del menú desplegable de la derecha y eliges ‘Compartir calendario’
  3. Gestionar los usuarios con los que compartir
    1. En la nueva ventana que aparece, escribiremos los usuarios con los que compartir, escribiendo su email (de google).
    2. Para cada uno, debes elegir si el usuario podrá sólo ver, o también modificar y crear citas.
  4. ¿Cómo visualizar los calendarios en el portátil y en el móvil?
    1. Por la parte del móvil
      1. En Android recomiendo dos: Jorte y Business Calendar (éste último me gusta más, aunque no es gratuito)
      2. En iPhone recomendaría SaiSuke o, como alternativa, usar el propio calendario de iPhone y la herramienta de google sync, configurándolo como indican en este enlace.
      3. {youtube}Kt_-qHczCMg{/youtube}
    2. Por la parte del portátil
      1. Si usas google calendar, no tienes que hacer nada más, pero si usas Outlook, ten en cuenta que la información te llegará por google calendar, así que debes sincronizarlos, para lo que debes instalar la herramienta de google sync para windows. Este es el enlace. {youtube}KQcwW9hNRMk{/youtube}

Resultado final

Como todo esto lo estamos creando en google calendar, se sincronizará con todos los usuarios, y en cada usuario, si hemos seguido los pasos del punto 1, aparecerán en los calendarios del portátil y de los móviles.

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